| Kategoria ogłoszenia: | przetarg zapytanie ofertowe - Polska |
|---|---|
| Data dodania oferty: | 2020-01-07 |
| Przedmiot ogłoszenia: | Kompleksowa organizacja i obsługę spotkania partnerów projektu |
| Organizator: | Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego |
| Adres: | Adama Mickiewicza 74 lokal 6, 15-232 Białystok |
| Województwo / powiat: |
podlaskie, pow. Białystok |
| Państwo: |
Polska
|
| Telefon / fax: | tel./fax 85 66115 38 |
| E-mail: | biuro@bof.org.pl |
| Opis: | ZAPYTANIE OFERTOWE na kompleksową organizację i obsługę spotkania partnerów projektu URB-en PACT w Białymstoku Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego zwraca się z prośbą o złożenie oferty cenowej na kompleksową organizację i obsługę spotkania partnerów projektu URB-en PACT w Białymstoku. Działanie jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej z EFRR w ramach Programu URBACT III na lata 2014-2020. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa spotkania partnerów projektu URB-en PACT w Białymstoku, w terminie 4-6 lutego 2020 roku. Za kompleksową organizację i obsługę rozumie się usługę restauracyjną, zapewnienie sal z wyposażeniem, obsługę spotkania (w tym transport na miejsce wizyt studyjnych). Lokalizacja: Białystok Termin: 4-6 lutego 2020 roku a) Liczba uczestników Liczba uczestników spotkania: 30 osób (z wyjątkiem kolacji 4 lutego - liczba 22 osoby). b) Program Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany agendy spotkania, w szczególności zmiany godzin przerw, obiadów i kolacji. Ostateczny program Wykonawca otrzyma najpóźniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem spotkania. Szkic agendy spotkania: 4 lutego 2020r. 19.00 - kolacja 5 lutego 2020r. 9.00 -11.00 - spotkanie projektowe 11.00 -11.15 - przerwa kawowa 11.15 -13.00 - spotkanie projektowe 13.00- 13.45-obiad 13.45 -15.15 - spotkanie projektowe 15.15 -18.00 - przejazd i wizyta studyjna w Supraślu 18.00 - 22.30 - kolacja w Supraślu (ognisko ze staropolską kuchnią) 23.00 - powrót do Białegostoku 6 lutego 2020r. 9.00 -11.00 - spotkanie projektowe 11.00 -11.15 - przerwa kawowa 11.15 -13.00 - spotkanie projektowe 13.00- 13.45-obiad 14.00 -16.00 - wizyta studyjna w Białymstoku c) Hotel Hotel o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym lub odpowiadającym położony w Białymstoku. Wymagania dotyczące hotelu: o hotel powinien posiadać salę konferencyjną na co najmniej 30 osób, o powinien być zapewniony stolik do obsługi spotkania, przed salą konferencyjną lub w holu hotelu. d) Sala konferencyjna o wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej w dniach 5-6 lutego 2020 roku w hotelu; o sala powinna być dostosowana do liczby uczestników; o sala powinna mieć źródło dziennego światła; o sala powinna być wyposażona w: - ustawienie krzeseł w podkowę, - ekran, - projektor multimedialny (wyposażony w złącze HDMI i/lub VGA), - mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu, - bezprzewodowy dostęp do Internetu, - zapewnienie dostępu do gniazdek elektrycznych dla uczestników spotkania, w tym w razie potrzeby zapewnienie przedłużaczy, - obsługa techniczna sprzętu. e) Usługi restauracyjne o 4 lutego 2020 roku: - kolacja w restauracji hotelowej składająca się z pięciu przystawek zimnych nieserwowanych, dania głównego, deseru oraz napojów (kawa, herbata, woda, soki). Dania główne i przystawki w dwóch wersjach: mięsnej i bezmięsnej - jedna wersja do wyboru. o 5 lutego 2020 roku - przerwa kawowa ciągła w formie bufetu: kawa, herbata (m.in. czarna, zielona, owocowa), śmietanka lub mleczko do kawy, cukier, woda mineralna: niegazowana i gazowana (co najmniej 0,5 litra na osobę), soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje na osobę), ciastka (co najmniej trzy rodzaje), owoce, serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa lub szklana); - obiad w restauracji hotelowej składający się z zupy, dania głównego (oba dania w wersji mięsnej i bezmięsnej), a także deseru, do tego napoje (kawa, herbata, woda, soki); - Kolacja wyjazdowa w Supraślu z kuchnią staropolską. Kolacja powinna zawierać: serwowaną przystawkę, zupę, danie gorące oraz deser, a także poczęstunek w formie stołu szwedzkiego z bufetem dań staropolskich składający się z: 3 pozycji ryb, 5 pozycji mięsnych, serów regionalnych, smalcu, 3 dań regionalnych na gorąco, chlebów wiejskich, dodatków, ciasta oraz kawy, herbaty, napoi zimnych (soki, woda). o 6 lutego 2020 roku: - przerwa kawowa ciągła w formie bufetu: kawa, herbata (m.in. czarna, zielona, owocowa), śmietanka lub mleczko do kawy, cukier, woda mineralna: niegazowana i gazowana (co najmniej 0,5 litra na osobę), soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje na osobę), ciastka (co najmniej trzy rodzaje), owoce, serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa lub szklana); - obiad w restauracji hotelowej składający się z zupy, dania głównego (oba dania w wersji mięsnej i bezmięsnej), a także deseru, do tego napoje (kawa, herbata, woda, soki). f) Przejazd: - Zapewnienie transportu w trakcie wizyt studyjnych 5 i 6 lutego 2020 r. (jedna wizyta - przejazd na trasie Białystok - Supraśl - Białystok, oraz przejazdy na terenie Supraśla, druga wizyta - przejazd na terenie Białegostoku); - Zamawiający zastrzega, że godziny wyjazdów mogą ulec zmianie, przy czym zmiana może być maksymalnie o 2 godziny zegarowe. - Zamawiający nie ponosi kosztów: pracy kierowców, parkingu, ewentualnych kosztów delegacji, wyżywienia kierowcy; - Wykonawca usługi transportowej musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (przewozy odbywać się mogą wyłącznie środkami transportu spełniającymi wymagania techniczne określone w przepisach ustawy - Prawo o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. (tj. Dz.U. z 2018, póz. 1990, 2244, 2322, z 2019, póz. 53, 60, 730, 752, 870, 1123, 1180, 1466, 1501, 1556, 1579, 1818, 2020, 2202) i innych przepisach związanych z przewozem osób, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tj. Dz.U. z 2019, póz. 2140); - Wykonawca zapewnia ubezpieczenie środków transportu i pasażerów od wszelkich szkód mogących powstać podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem; pod pojęciem ubezpieczenie autobusów zamawiający rozumie ubezpieczenie OC; natomiast pod pojęciem ubezpieczenie pasażerów zamawiający rozumie ubezpieczenie NNW na czas przejazdu; - Wykonawca zapewnia bezpieczny przewóz tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny; - Wykonawca zapewni niezwłoczne informowanie o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia; - Wykonawca zapewnia dyspozycyjność i dostępność (pod stwierdzeniem zapewnienie dyspozycyjności i dostępności zamawiający rozumie, że autobus pozostaje do dyspozycji wynajmującego podczas wizyt studyjnych we wskazanych godzinach). Pozostałe zobowiązania Wykonawcy: o ostateczne menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie, przy czym liczba posiłków mięsnych i bezmięsnych zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem spotkania, o potrawy podczas obiadów i kolacji powinny się różnić, o Wykonawca zapewni obsługę kelnerską odpowiednią do ilości uczestników spotkania, o sprawnej i terminowej realizacji zamówienia, w tym bieżącego uwzględniania w trakcie jego realizacji wszystkich uwag zgłaszanych przez Zamawiającego, o wyznaczenia osoby do kontaktów roboczych z Zamawiającym, o pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym, o niezwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji zamówienia, o zagwarantowania dyspozycyjności i dostępności. |
| Miejsce i termin składania ofert: |
V. Sposób i termin składania ofert Ofertę zawierającą Załączniki nr 1, 2 do niniejszego zapytania należy przekazać w terminie do dnia 13.01.2020 r., do godz. 10.00, (liczy się data wpływu do Stowarzyszenia Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego) w wersji drukowanej na adres: Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego, ul. Adama Mickiewicza 74 lokal 6,15- 232 Białystok lub w wersji elektronicznej na adres e-mail: biuro@bof.org.pl. |
| Termin składania: | 2020-01-13 |
| Miejsce i termin realizacji: | II. Termin realizacji zamówienia Usługa musi zostać zrealizowana do 6 lutego 2020. |
| Wymagania: | III. Warunki udziału w postępowaniu o Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. IV. Sposób przygotowania oferty: Oferta powinna być złożona na załączonym formularzu ofertowym i powinna zawierać: o nazwę i adres Wykonawcy, o oferowaną cenę, o oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych. Załączniki do oferty stanowią jej integralną część. Wyżej wskazane dokumenty powinny być podpisane przez Wykonawcę lub przez osoby upoważnianie przez niego. Pod uwagę będą brane wyłącznie oferty złożone w terminie i kompletne. W przypadku podmiotów zagranicznych, mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej należy przedłożyć dokument wystawiony w kraju, w którym oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie zgłoszono upadłości-wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składania ofert. |
| Uwagi: | IX. Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: o jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, o zostanie złożona po terminie składania ofert, o będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, o nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń, o cena oferty będzie rażąco niska. X. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: o cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, o postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy, o wszystkie oferty zostaną odrzucone. XI. Ochrona danych osobowych Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej ,,RODO", Zamawiający informuję, że: 1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego, ul. Adama Mickiewicza 74 lok. 6,15-232 Białystok, NIP 966-209-10-06, REGON 200830327, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000494084 w Sądzie Rejonowym w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. 2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: iod@bof.org.pl 3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 litera b) i c) RODO w celu realizacji umowy. 4. Osoba, której dane osobowe dotyczą posiada: a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych; b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych; c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO; XII. Inne istotne postanowienia 1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów. 2. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do negocjacji warunków po wyborze oferty oraz rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny. 3. Rozliczenia pomiędzy stronami będą się odbywały w PLN. 4. Oferta wraz z załącznikami powinna być napisana w języku polskim. 5. Niniejsze zapytanie oraz określone w nich warunki mogą być przez Zamawiającego zmienione lub odwołane. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia zapytania ofertowego bez dokonywania wyboru oferty najkorzystniejszej. 7. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada zasadom określonym w niniejszym zapytaniu oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą. 8. Zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty niezwłocznie powiadomi o tym fakcie wszystkich Wykonawców. 9. Zamawiający informuje, iż obok formy pisemnej dopuszcza porozumiewanie się z Wykonawcami za poczty elektronicznej. 10. Zamawiający zastrzega możliwość zawarcia umowy dotyczącej realizacji wyżej opisanego zamówienia w formie dokumentowej. 11. Umowa dotycząca realizacji wyżej opisanego zamówienia będzie zawierała zapisy dotyczące możliwości naliczenia Wykonawcy przez Zamawiającego kar umownych, w przypadku niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy. 12. Zamawiający informuje, że w niniejszym postępowaniu Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej określone w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. VI. Kryterium oceny ofert 1. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o zaproponowaną cenę. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, w której zaproponowano najniższą cenę. 1. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiało taką samą cenę - Zamawiający wezwie do złożenia ofert dodatkowych. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. 3. Zamawiający poprawi w ofercie omyłki na podst. art. 87 ust. 2 ustawy. VII. Wykluczenia Wykluczeniu podlegają podmioty powiązane ze Stowarzyszeniem Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: o Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; o Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; o Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; o Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VIII. Zmiany w umowie Istnieje możliwość udzjelenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zaproszenia do składania ofert zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego. Istnieje możliwość udzjelenia dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień publicznych dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia publicznego, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: 1) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub, 2) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. |
| Kod CPV: | 55120000-7, 60100000-9, 55300000- 3 |
| Numer dokumentu: | BZ-BOF-VII-V-3-2019 |
| Źródło: | Internet i własne |
Spośród kilku tysięcy ogłoszeń, które codziennie dodajemy do naszego serwisu, umożliwiamy Państwu w sposób nieograniczony zapoznanie się z kilkoma z nich.
